1. Hoitolan asiakkaat ja yhteydenotot
Käsittelemme nimeäsi, yhteystietojasi, ajanvarauksiasi sekä tietoja tehdyistä hoidoista, hoidoissa käytetyistä ja sinulle myydyistä tuotteista. Tiedot saadaan sinulta ajanvarauksen, hoitolakäynnin tai muun yhteydenoton yhteydessä sekä hoitolan tekemistä palvelu- ja ostomerkinnöistä.
Käytämme tietoja ajanvarausten, hoitojen, ostosten ja niihin liittyvän asiakaspalvelun hoitamiseen. Käsittely perustuu sopimuksen tekemiseen ja täyttämiseen. Varausta tai tilausta varten tarvitaan palvelun järjestämisen ja yhteydenpidon edellyttämät tiedot. Muihin tiedusteluihin vastaaminen perustuu oikeutettuun etuumme palvella meihin yhteyttä ottavia henkilöitä.
Lisäksi rekisteriin tallennetaan tieto asiakkaan ihosairauksista ja allergioista, mikäli niillä voi olla vaikutusta hoitomenetelmiin tai asiakkaalle sopiviin tuotteisiin.
Yhteystietojen antaminen ajanvarausta tai ostosta varten ei tarkoita suostumusta uutiskirjeeseen.
2. Lahjakorttien verkkokauppa
Ostajan ja lahjansaajan tiedot
Tilauksesta tallennetaan ostajan sähköpostiosoite, tilausnumero ja ajankohta, valittu lahjakortti ja sen arvo, toimitustapa sekä postikulut. Postitettavaa korttia varten tarvitaan lisäksi saajan nimi ja postiosoite. Jos lahjansaaja on toinen henkilö, nämä tiedot saadaan ostajalta.
Käsittelemme myös maksujen ja rahapalautusten tunnisteita, summia ja tiloja, lahjakortin koodia ja voimassaoloa sekä toimituksen ja käytön seurantaan tarvittavia tietoja. Peruutuksesta tallennetaan ilmoittajan nimi ja sähköpostiosoite, ilmoituksen ajankohta ja käsittelytiedot. Tilaukseen liittyvistä viesteistä tallennetaan vastaanottaja, lähetyksen tila ja tarvittavat häiriötiedot.
Maksukortin tiedot annetaan Stripen maksusivulla. Kaupan omaan tilausrekisteriin ei tallenneta maksukortin koko numeroa tai turvakoodia. Lahjakortin ostamisen yhteydessä ei kerätä terveys- tai allergiatietoja eikä edellytetä käyttäjätilin luomista.
Tietojen käyttötarkoitukset
Ostajan tietoja käytetään tilauksen tekemiseen, maksamiseen, toimittamiseen ja asiakaspalveluun sekä peruutusten ja palautusten käsittelyyn. Perusteena on sopimuksen tekeminen ja täyttäminen. Maksujen ja palautusten tilat saadaan Stripestä, ja hoitola täydentää tilauksen käsittelytietoja.
Toisen henkilön nimi ja osoite käsitellään lahjakortin toimittamiseksi. Perusteena on oikeutettu etumme toimittaa ostajan tilaama lahja saajalle. Tietoja ei käytetä saajan markkinointiin.
Sähköpostiosoite tarvitaan tilausvahvistuksen ja PDF-lahjakortin lähettämiseen. Postitustiedot tarvitaan, jos valitset postitettavan kortin. Ilman toimitukseen tarvittavia tietoja tilausta ei voida toimittaa. Ostaminen ei liitä ostajaa tai saajaa uutiskirjeen tilaajaksi.
3. Uutiskirje ja sähköpostimarkkinointi
Lähetämme uutiskirjeessä tietoa hoitolan palveluista, tarjouksista, tapahtumista ja ajankohtaisista asioista yleensä noin kerran kuussa. Lähettäminen perustuu vapaaehtoiseen suostumukseesi.
Uutiskirje tilataan erikseen. Vahvistat tilauksen sähköpostiisi lähetettävästä linkistä ennen lähettämisen aloittamista. Tätä kutsutaan kaksinkertaiseksi vahvistukseksi eli double opt-in -menettelyksi.
Käsittelemme sähköpostiosoitetta, vapaaehtoisesti annettua nimeä, tilauksen lähdettä, tilaus- ja vahvistusajankohtaa sekä tilauksen tilaa. Lisäksi käsittelemme viestien toimitus- ja palautumistietoja. Tietoja käytetään tilausten ja suostumusten hallintaan sekä viestien lähettämiseen ja toimitusongelmien selvittämiseen. Uutiskirjeiden avauksia tai linkkien klikkauksia ei seurata.
Voit perua tilauksen milloin tahansa jokaisen uutiskirjeen peruutuslinkistä tai ottamalla meihin yhteyttä. Peruminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
4. Kenelle tietoja välitetään?
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä ulkopuolisten omaan markkinointiin. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia palvelujen tuottamiseen:
- Timma: ajanvaraus sekä lahjakorttien kirjaaminen, käytön ja saldon seuranta ja mitätöinti. Timman tietosuojakäytäntö.
- Stripe: maksut ja rahapalautukset. Stripe saa maksamisen edellyttämät tiedot, ostajan sähköpostiosoitteen ja tilausviitteen. Stripe käsittelee tietoja myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä esimerkiksi lakisääteisten velvoitteidensa ja petosten torjunnan vuoksi. Stripen tietosuojakäytäntö.
- Cloudflare: verkkosivuston toiminta ja suojaaminen sekä tilausrekisterin ja PDF-lahjakorttien tallennus. Cloudflaren tietosuojakäytäntö.
- Microsoft 365: asiakaspalvelun ja tilausten sähköpostiviestien välittäminen ja säilyttäminen. Microsoftin tietosuojakäytäntö.
- Zoho Campaigns: uutiskirjeiden tilaukset, suostumukset, lähettäminen ja perumiset. Zohon tietosuojakäytäntö.
- Postinkuljetuspalvelu: postitettavan lahjakortin saajan nimi ja osoite toimitusta varten.
- Kirjanpidon palveluntarjoaja ja viranomaiset: kirjanpidon, verotuksen tai muun lain edellyttämät tiedot. Tämä käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Verkkosivut ja evästeet
Sivuston käytön seurantaan voidaan käyttää Cloudflare Web Analytics -palvelua, joka mittaa julkisten sivujen käyntejä ja suorituskykyä. Omat toimintalaskurimme laskevat lahjakorttivalintoja, kassalle siirtymisiä ja Timma-linkin avauksia päiväkohtaisina yhteismäärinä. Niihin ei tallenneta asiakkaan tietoja, tilaustunnisteita tai yksityisiä linkkejä eikä niitä yhdistetä tilauksiin. Laskureissa ei käytetä evästeitä tai pysyviä kävijätunnisteita. Päivittäisiä toimintamääriä siivotaan 400 päivän jälkeen seuraavalla keruu- tai tausta-ajolla. Kassaa, tilauksen yksityisiä sivuja ja hallintasivuja ei sisällytetä kävijäseurantaan. Seuranta jätetään lataamatta, jos selain lähettää Do Not Track- tai Global Privacy Control -valinnan. Mainosseurantaa ei käytetä. Ajanvarauksen ja maksamisen palvelut voivat käyttää toiminnan ja turvallisuuden kannalta välttämättömiä evästeitä ja vastaavia tekniikoita.
Varaussivulla latautuva Timman ajanvaraus välittää Timmalle IP-osoitteen ja selaimen teknisiä tietoja. Ajanvaraus käyttää myös Googlen reCAPTCHA-suojausta väärinkäytösten torjumiseksi. Uutiskirjeen tilauslomake avautuu erikseen Zohon palvelussa vasta, kun avaat siihen johtavan linkin.
Info-sivun Google Maps -kartta ladataan vain, jos valitset ”Salli ja näytä kartta”. Lataaminen välittää Googlelle IP-osoitteen ja selaimesi tietoja. Google voi käyttää evästeitä kartan toimintaan, tilastointiin, personointiin ja mainontaan. Valinta koskee vain kyseistä sivukäyntiä eikä sitä tallenneta pysyvästi.
Voit sulkea kartan ja perua suostumuksen kartan yhteydessä olevasta painikkeesta. Tämä lopettaa upotuksen käytön tällä sivulla; se ei poista Googlen jo saamia tietoja tai selaimeen tallentamia evästeitä. Googlen evästeet, käyttötarkoitukset, säilytysajat ja hallinta. Googlen tietosuojakäytäntö.
5. Tietojen käsittely EU:n ja ETA:n ulkopuolella
Verkkokaupan tietokanta ja PDF-lahjakorttien tallennus on sijoitettu EU-alueelle. Palveluntarjoajien ja niiden alihankkijoiden kansainväliseen toimintaan voi silti liittyä käsittelyä EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi maksamisen, viestien välityksen, tietoturvan ja tuen yhteydessä.
Siirtojen suojana käytetään soveltuvin osin Euroopan komission riittävyyspäätöksiä tai hyväksymiä mallisopimuslausekkeita ja tarvittavia lisäsuojatoimia. Voit pyytää meiltä lisätietoja siirtoperusteista ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista.
6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Säilytysaika määräytyy tietojen käyttötarkoituksen ja lakisääteisten velvoitteiden perusteella. Kaikkia asiakas- tai tilaustietoja ei tarvita yhtä pitkään.
- Hoitolan asiakastiedot: säilytystarpeeseen vaikuttavat asiakassuhteen kesto, hoitojen jatkuminen sekä mahdollisten reklamaatioiden selvittäminen.
- Tilaukset ja lahjakortit: tietoja tarvitaan toimituksen, lahjakortin voimassaolon ja käytön ajan sekä keskeneräisten peruutusten, palautusten ja reklamaatioiden selvittämiseen.
- Postitusosoitteet ja kesken jääneet tilaukset: säilytystarve liittyy toimituksen, maksun tilan ja mahdollisten ongelmien selvittämiseen.
- Kirjanpitoaineisto: tositteita ja liiketapahtumia varmentavaa aineistoa säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätöstä ja kirjanpitoja säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Säilytysvelvoite ei koske automaattisesti kaikkia asiakkaan osoite- tai teknisiä tietoja.
- Uutiskirje: tilaajatietoja säilytetään tilauksen voimassaolon ajan. Perumisen jälkeen muut tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niille ei ole enää muuta säilytysperustetta. Sähköpostiosoite, perumisajankohta ja markkinointikielto voidaan säilyttää estolistalla, jotta kieltoa noudatetaan.
- Asiakaspalveluviestit, tekniset tapahtumatiedot ja varmuuskopiot: säilytystarve liittyy asian hoitamiseen, toimitusten todentamiseen, tietoturvaan ja häiriöistä palautumiseen.
Oikeusvaateen selvittäminen voi edellyttää siihen liittyvien tietojen säilyttämistä pidempään. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme selvittää ja puolustaa oikeuksiamme. Voit pyytää lisätietoja omien tietojesi säilytysperusteesta. Itsenäisinä rekisterinpitäjinä toimivat palveluntarjoajat, kuten Stripe, kertovat omista säilytysajoistaan tietosuojakäytännöissään.
7. Tietojen suojaaminen
Asiakastietoja käsitellään luottamuksellisesti. Pääsy tietoihin rajataan niille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Verkkosivuston yhteyden ja käytön teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, käsitellään palvelun toiminnan varmistamiseksi ja väärinkäytösten torjumiseksi. Perusteena on oikeutettu etumme ylläpitää turvallista palvelua.
Oman tilauksen ja PDF-lahjakortin voi avata henkilökohtaisesta tilauslinkistä. Pidä tilauslinkki omana tietonasi. Kun annat lahjakortin lahjaksi, välitä saajalle ladattu PDF-lahjakortti.
8. Oikeutesi ja yhteydenotot
Voit pyytää pääsyä omiin henkilötietoihisi sekä niiden korjaamista tai poistamista. Voit myös pyytää käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen silloin, kun tietosuoja-asetuksen edellytykset täyttyvät.
Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voit vastustaa milloin tahansa. Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
Kaikkia tietoja ei voida poistaa pyynnöstä, jos niitä on säilytettävä esimerkiksi kirjanpitolain tai oikeusvaateen vuoksi. Emme tee asiakastietoihin perustuvia, sinuun oikeudellisesti tai vastaavalla tavalla merkittävästi vaikuttavia päätöksiä pelkästään automaattisesti.
Ota yhteyttä Mia Pokkiseen esimerkiksi sähköpostitse info@jasminkauneushoitola.fi tai puhelimitse 040 848 0698. Vastaamme pyyntöön yleensä kuukauden kuluessa. Jos käsittely vaatii lisäaikaa, ilmoitamme siitä ja syystä kuukauden kuluessa. Henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa.
Jos katsot, että tietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.